In veel stichtingen en verenigingen zijn de vrijwilligers niet meer weg te denken. Het is immers voor de meeste stichtingen en verenigingen financieel niet haalbaar om alle werkzaamheden door betaalde krachten te laten verrichten.
De betaalde bedragen aan de vrijwilligers zijn ofwel de gemaakte kosten of de betaalde vrijwilligersvergoeding. De vaste vrijwilligersvergoeding is bedoeld om administratieve rompslomp te voorkomen. Het voordeel hiervan is namelijk dat de vrijwilliger dan niet alle gemaakte kosten hoeft bij te houden, maar een afgesproken vergoeding krijgt. Aan deze vergoeding zijn wel bepaalde eisen verbonden:
- De werkzaamheden worden verricht voor een organisatie die niet vennootschapsbelastingplichtig is, een ANBI is of een sportvereniging is;
- De vrijwilliger voert de werkzaamheden niet voor zijn of haar beroep uit;
- De ontvangen vergoeding staat niet in verhouding tot de tijdsbesteding van het werk.
Dit laatste punt is niet heel scherp geformuleerd. In de praktijk wordt de vuistregel gehanteerd dat de vrijwilliger niet meer dan € 5 per gewerkt uur ontvangt.
Uiteraard is het ook mogelijk om alleen de gemaakte kosten te vergoeden. Als er gekozen is om de daadwerkelijk gemaakte kosten te vergoeden, hoeft u geen rekening te houden met een maximum. Uiteraard moeten de betaalde bedragen wel verantwoord kunnen worden door middel van bonnetjes of een declaratie. Let op: u mag niet EN een kostenvergoeding EN een vaste vrijwilligersvergoeding uitkeren.
Sinds 2020 wordt jaarlijks de maximale vrijwilligersvergoeding geïndexeerd. Om die reden is de maximale vrijwilligersvergoeding per 1 januari 2021 verhoogd van € 1.700 naar € 1.800 per jaar of maximaal € 180 per maand (waarbij dan tien maanden worden uitgekeerd).