Regelmatig krijgen wij vragen van besturen: Hoe lang moeten wij de administratie bewaren? En hoe zit het met het digitaal bewaren van de administratie? In dit artikel geven we antwoord op deze vragen.
Bewaartermijn
In beginsel dient de administratie zeven jaar bewaard te worden. Er gelden echter uitzonderingen, bijvoorbeeld voor de heffing van omzetbelasting ter zake van onroerende zaken (negen jaar volgend op het jaar waarin de ondernemer het goed is gaan gebruiken). Maar let wel op, want deze bewaarplicht houdt voor uw stichting of vereniging in dat de bewaarde gegevens eenvoudig te raadplegen moeten zijn. Het mag dus bijvoorbeeld niet op een driver bewaard worden waarvan er geen apparatuur meer is om deze driver te lezen. Denk hierbij aan een floppy disk.
Digitaal bewaren van de administratie
Een veel gebruikt bestand voor het bewaren van de administratieve boekingen is de Auditfile. Alleen een Auditfile bewaren is niet voldoende. Dit omdat niet alle administratieve boekingen zijn opgenomen in de Auditfile. Een digitaal toegankelijk grootboek volstaat wel.
Documenten in een andere vorm
Ook is het toegestaan om documenten van uw stichting of vereniging om te zetten in een andere vorm. Dus bijvoorbeeld het scannen van een papieren document. Voorwaarde is wel dat de scan volledig is en deze binnen de gehele bewaartermijn beschikbaar is. Als hieraan voldaan is hoeft u de papieren documenten (bijvoorbeeld facturen) niet meer te bewaren. In de dagelijkse praktijk werken wij bijvoorbeeld veel met de scan- en herkenoplossing Basecone. Dit volstaat dus voor de bewaarplicht.
Heeft u vragen over het bewaren van uw administratie? Wij helpen u graag verder: info@nonprofitsupport.nl