Thuiswerken: veel organisaties weten inmiddels bijna niet beter. De werkgever moet er bij thuiswerken wel voor zorgen dat de werknemer op een gezonde en veilige manier kan werken. Dat betekent dat de werkgever moet regelen dat de werknemer over een goede thuiswerkplek beschikt. Een goede werkplek betekent niet alleen het beschikken over de juiste inrichting. Het bureau, de stoel, de beeldschermen: ze moeten goed afgesteld zijn en op de juiste manier gebruikt worden door de werknemer. Maar wie kan en mag controleren of de thuiswerkplek aan de eisen voldoet?
Controle van de thuiswerkplek door Inspectie SZW
De werkgever moet in de wettelijk verplichte risico-evaluatie en -inventarisatie (RI&E) en het bijhorende plan aanpak aandacht besteden aan de eventuele risico’s van het thuiswerken. Inspectie SZW zal controleren of een RI&E aanwezig, actueel en getoetst is en of uw organisatie voldoende maatregelen heeft genomen om de risico’s van thuiswerken te voorkomen of te beperken.
Thuisbezoek door de Inspectie
In de Arbowet staat dat Inspectie SZW bevoegd is zonder toestemming van de bewoner een huis te betreden (artikel 24 lid 3). Maar volgens de Algemene wet op het binnentreden mag Inspectie SZW dit alleen doen met een schriftelijke machtiging van de advocaat-generaal van het ressortsparket, de officier van justitie of de hulpofficier van justitie. Voor een controle van de inrichting van een thuiswerkplek zal in de praktijk geen huisbezoek nodig zijn. Er zijn andere, minder ingrijpende mogelijkheden denkbaar om te controleren of de wettelijke vereisten ten aanzien van thuiswerken worden nageleefd. Iedere Nederlandse burger heeft immers het grondrecht op ‘eerbiediging van zijn persoonlijke levenssfeer’. Er moet sprake zijn van een bijzonder zwaarwegende reden om dit grondrecht aan de kant te zetten.
Daarnaast moet Inspectie SZW bij de uitvoering van de wettelijke taken rekening houden met het proportionaliteitsvereiste en het subsidiariteitsvereiste. Voor ‘slechts’ het controleren van een thuiswerkplek wordt hier niet aan voldaan. U kunt er daarom gerust van uitgaan dat Inspectie SZW niet bij uw werknemers thuis zal komen om hun thuiswerkplek te controleren.
Het proportionaliteits- en het subsidiariteitsvereiste uitgelegd
Het proportionaliteitsbeginsel (ook wel ‘evenredigheidsbeginsel; genoemd) houdt in dat de mate van inbreuk op een individueel belang proportioneel moet zijn ten opzichte van het doel van die maatregel. De inbreuk mag nooit groter zijn dan noodzakelijk is voor het beoogde doel. Het subsidiariteitsbeginsel houdt in dat een toezichthouder altijd de minst zware maatregel moet kiezen om zijn wettelijke verplichtingen uit te voeren.
Controle van de thuiswerkplek door de werkgever
Een werkgever heeft ook zelf wat mogelijkheden om een controle uit te voeren. Maar daar is wel de medewerking van de werknemer voor nodig.
Thuisbezoek door de werkgever
Een werknemer is niet verplicht akkoord te gaan met een thuisbezoek. Als de werknemer weigert, mag u daar dan ook geen enkele arbeidsrechtelijke consequentie aan verbinden. Het staat hem altijd vrij om u niet toe te laten in zijn huis. Tussen de werknemer en de werkgever bestaat een gezagsverhouding. Het is dan ook de vraag of de werknemer zich wel vrij voelt om ‘nee’ te als de werkgever vraagt om langs te komen voor een controle van de thuiswerkplek. Dus, nog los van het feit dat de werknemer zo’n verzoek mag weigeren, is het niet duidelijk of een werkgever het überhaupt mag vragen. Alleen een rechter kan deze vraag duidelijk beantwoorden.
Video of film
In plaats van een thuisbezoek kunt ook een minder ingrijpende optie kiezen. Dat is gezien de onduidelijkheid over een huisbezoek wellicht verstandiger. U kunt de werknemer bijvoorbeeld ook vragen om een foto of video van de thuiswerkplek. Maar, ook dan geldt: de werknemer mag weigeren. Het gaat immers om zijn privé-omgeving.
Wat houdt de zorgplicht in?
Het uitgangspunt is dat de werkgever volgens de wet een zorgplicht heeft voor een veilige en gezonde werkomgeving. Dit betekent dat de werkgever moet zorgen voor een thuiswerkplek die aan de arbonormen voldoet. Alleen als de werknemer al over (onderdelen van) een thuiswerkplek beschikt die aan de arbonormen voldoet, hoeft de werkgever daarin niet meer te voorzien. Voldoet de werknemer niet of onvoldoende aan zijn zorgplicht, dan riskeert hij een boete van Inspectie SZW, als ook aansprakelijkheid voor de schade die de werknemer mogelijk lijdt.
Niet voor andere doelen
Als u bij de werknemer thuis komt of hij geeft u een foto of video van de thuiswerkplek, mag u de kennis die u opdoet enkel en alleen gebruiken voor de controle van de werkplek, niet voor controle van (de prestaties van) de werknemer. Controle van de werknemer valt namelijk onder de regels van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG. Voor controle van werknemers bestaan zeer strikte voorwaarden. De controle van enkel de werkplek valt in principe niet onder de AVG. Alleen als u naar aanleiding van de werkplekcontrole persoonsgegevens verwerkt of registreert, moet u zich aan de regels van de AVG houden.
Wat wordt er precies van een werkgever verwacht?
De zorgplicht is geen resultaatverplichting, maar een inspanningsverplichting. Een werkgever moet op basis van die verplichting alle maatregelen treffen die redelijkerwijs nodig zijn om te voorkomen dat de werknemer in de uitoefening van zijn werk schade lijdt. Dit betekent bij thuiswerken niet alleen dat uw organisatie de werknemer van een thuiswerkplek moet voorzien die aan de arbonormen voldoet. De werkgever moet de werknemer ook actief instrueren over de noodzakelijke inrichting en het goede gebruik van de thuiswerkplek. Hiervoor kan hij gebruik maken van zijn instructierecht. Daarnaast moet de thuiswerkplek een terugkerend onderwerp van gesprek zijn tussen werkgever en werknemer.
De werknemer heeft zelf ook een verantwoordelijkheid om te zorgen voor een gezonde en veilige werkomgeving. Onder meer door gebruik te maken van de voorzieningen die hem zijn geboden door de werkgever en redelijke instructies over het goede gebruik daarvan op te volgen. Ook een werknemer kan een boete krijgen voor het overtreden van de arbowet.
Klachten over thuiswerkplekken
Ondanks de hoge vlucht van thuiswerken vanwege de coronacrisis, meldt Inspectie SZW dat zij op het moment van publicatie van dit artikel nog géén meldingen heeft gekregen in verband met de slechte inrichting van thuiswerkplekken.