Steeds meer stichtingen en verenigingen werken online. Het grote voordeel hiervan is dat er geen software en/of eigen server meer hoeft aangeschaft te worden. Door het betalen van een (maandelijks) abonnement krijgt u het recht om de software te gebruiken.
In dit artikel wil ik ingaan op het online verwerken van de ledenadministratie en het online verwerken van de financiële administratie.
Ledenadministratie
Veel kleinere stichtingen en verenigingen hebben de leden- of donateursadministratie uitbesteed aan een extern bureau. Groot voordeel van het uitbesteden is de continuïteit. Als u dit bijvoorbeeld bij een medewerker neer hebt gelegd liggen deze werkzaamheden stil bij (langdurige) ziekte.
Omdat de dienstverlener persoonsgegevens voor u verwerkt is het volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) bij uitbesteding verplicht om hier met de dienstverlener een verwerkersovereenkomst voor te sluiten. In deze verwerkersovereenkomst wordt onder andere vastgelegd welke gegevens er verwerkt worden, hoe er omgegaan wordt met de geheimhouding en welk toezicht hierop is.
Naast de stichting of vereniging en de dienstverlener is er ook nog een derde partij, namelijk de leverancier van de software. Vaak wordt deze leverancier gekozen omdat de dienstverlener ervaring heeft met het gebruik van de betreffende software. Omdat u als gebruiker van deze software akkoord bent gegaan met de algemene voorwaarden van de betreffende leverancier behoeft hier geen aparte verwerkersovereenkomst gesloten te worden.
Financiële administratie
Als directie of bestuur van een stichting of vereniging wilt u de financiële administratie logischerwijs eenvoudig en efficiënt geregeld hebben. Hierbij kan software u goed helpen. Zo wordt er steeds meer gebruik gemaakt van het digitaal verwerken van de inkoopfacturen. Dit proces ziet er vaak als volgt uit: Er komt een inkoopfactuur binnen die in het online pakket klaargezet wordt om geautoriseerd te worden. Na autorisatie door 1 of meerdere personen wordt deze door de administrateur verwerkt en klaargezet voor betaling. Groot voordeel van deze online oplossing is dat de papieren handtekening van voorheen wordt vervangen door een digitale handtekening. Zo kun u als bestuur of directie dit op een moment doen dat voor u uitkomt. Ook voor declaraties van medewerkers en vrijwilligers zijn er goede online oplossingen om deze op een efficiënte manier te verwerken.
Daarnaast is het mogelijk om op elk gewenst moment mee te kijken in de administratie en vanuit de rapporten door te klikken naar de onderliggende documenten.
Als de administratie verwerkt wordt door een extern dienstverlener moet ook hiervoor een verwerkersovereenkomst gesloten worden.
Wilt u dat de processen van uw stichting of vereniging tegen het licht gehouden worden? Neem dan vrijblijvend contact met ons op. Wij denken graag met u mee.