Vrije ruimte
Onder de werkkostenregeling mag u een gedeelte van het fiscale loon van uw werknemers belastingvrij besteden aan vergoedingen en/of geschenken. Dit wordt de vrije ruimte genoemd.
In 2020 is deze vrije ruimte over de eerste € 400.000 van het fiscale loon verhoogd van 1,7% naar 3%. Deze verhoging geldt ook voor 2021. De vrije ruimte boven de € 400.000 is in 2021 verlaagd van 1,2% naar 1,18%. Dit heeft dus met name gevolgen voor grotere ondernemingen. Wat u boven de vrije ruimte aan uw personeel vergoedt of verstrekt wordt tegen 80% eindheffing belast. Gelukkig zijn er ook diverse personeelskosten die vrijgesteld zijn. Deze kosten kunt u dus onbeperkt vergoeden zonder deze in mindering te brengen op de vrije ruimte. Denk bijvoorbeeld aan:
- koffie en thee op de werkvloer
- opleidingskosten
- kosten van de arbodienst.
Cafetariaregeling
Eén van de mogelijkheden om de vrije ruimte in de werkkostenregeling te benutten is de cafetariaregeling. Het voordeel hiervan is dat u als werkgever meerdere secundaire arbeidsvoorwaarden aanbiedt die uw werknemers kunnen kiezen. Zo kan bijvoorbeeld een werknemer kiezen om (een deel) van een laptop te ruilen tegen een verlaging van het brutoloon.
Voordeel hiervan is dat de werknemer belasting bespaart omdat hij/zij een bruto ingeleverd bedrag netto vergoed krijgt. Daarnaast betaalt u als werkgever daar geen sociale lasten over.
Nadeel hiervan voor de werknemer is dat hij/zij ook een lager bruto loon heeft. Dit heeft eventuele gevolgen voor bijvoorbeeld een ziekengelduitkering.
Ook kunt u via de werkkostenregeling een onbelaste vergoeding voor het thuiswerken verstrekken. Het Nibud heeft berekend dat een maand thuiswerken € 43,30 kost bij een vijfdaagse werkweek. In deze berekening zijn energiekosten, koffie en thee, toiletpapier en afschrijving kosten werkplek (stoel en bureau) meegenomen. De kosten voor ICT zijn hierin niet meegenomen, deze vergoedt de werkgever namelijk vaak.
Heeft u vragen over de werkkostenregeling dan helpen wij u graag verder.